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FASHION EMERGENCY

Política de Tratamiento de Datos

Versión 2026-10-20.1 · Fecha de entrada en vigor: 20 de octubre de 2026

1. Responsable del Tratamiento

2. Marco normativo

Esta Política se expide en cumplimiento de las siguientes normas:

3. Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica a los datos personales que Eleonora Morales S.A.S. recolecta y trata a través de Fashion EMergency, su asistente de asesoría de estilo con inteligencia artificial que opera por WhatsApp en el número +57 323 909 2746 (en adelante, el “Asistente”). Los demás canales de Eleonora Morales S.A.S. se rigen por su Política general de tratamiento de datos.

4. Definiciones

a) Titular o Usuario: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

b) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

c) Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

d) Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, análisis, circulación o supresión.

e) Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, Eleonora Morales S.A.S.

f) Encargado del Tratamiento: quien trata datos por cuenta del Responsable.

g) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

h) Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

i) Transferencia: envío de datos a un nuevo Responsable.

j) Dato anonimizado: información que no permite identificar a una persona, ni directamente ni combinándola con otros datos.

k) Perfil de estilo: registro de las preferencias de moda del Usuario que el Asistente usa para personalizar sus recomendaciones.

l) Marca aliada: marca de un tercero que, en caso de existir, tiene una relación comercial con Eleonora Morales S.A.S. y puede recibir los informes estadísticos anónimos descritos en el numeral 12.

5. Principios

Eleonora Morales S.A.S. trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). Además aplica los principios de responsabilidad demostrada, privacidad desde el diseño y por defecto, y minimización: solo se recolectan los datos necesarios para las finalidades informadas.

6. Datos que se recolectan

a) Datos de contacto: número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.

b) Contenido de la conversación: textos, audios, fotografías y archivos que el Usuario envíe.

c) Datos de preferencias: estilos, prendas, colores, marcas, tallas, medidas, ocasiones de uso y presupuesto que el Usuario indique.

d) Datos demográficos generales que el Usuario suministre voluntariamente: ciudad o departamento de residencia y edad o rango de edad.

e) Datos técnicos: fecha y hora de las interacciones, metadatos de los mensajes y registros de aceptación y de autorización.

f) Datos sensibles: solo si el Usuario decide enviarlos, conforme al numeral 7.

Eleonora Morales S.A.S. no solicita a través del Asistente documentos de identidad, contraseñas, datos bancarios ni datos de tarjetas, y el Asistente nunca pedirá esa información en la conversación.

Pago de membresía. Solo si en el futuro el Usuario decide voluntariamente contratar una membresía paga, los datos necesarios para el pago (como los de la tarjeta o cuenta bancaria y los de identificación exigidos para la facturación electrónica) serán recolectados y procesados por la plataforma de pagos que utilice Eleonora Morales S.A.S., únicamente para gestionar ese pago y su facturación. Estos datos no se recolectan por la conversación con el Asistente, no se usan para ninguna otra finalidad y Eleonora Morales S.A.S. no almacena los datos completos de tarjetas.

7. Datos sensibles

7.1. Las fotografías del rostro o del cuerpo y la información sobre salud, embarazo, alergias o condiciones corporales pueden ser datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

7.2. El Usuario no está obligado a suministrarlos, y ninguna actividad está condicionada a que los entregue (artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015). El Asistente puede asesorar sin ellos.

7.3. Fotografías. Antes de analizar la primera fotografía que el Usuario envíe, el Asistente le pedirá su autorización explícita e indicará la finalidad. Si no la otorga, la fotografía no se analiza y se elimina.

7.4. Uso limitado. Los datos sensibles se usan únicamente para prestar la asesoría solicitada. No se usan para identificar biométricamente al Usuario, no se incluyen en estadísticas, no se comparten con marcas y no se transfieren a un sucesor del negocio sin autorización expresa.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

8.1. El Asistente es exclusivamente para mayores de dieciocho (18) años. Al inicio se verifica la mayoría de edad mediante una pregunta expresa.

8.2. Si se advierte que el Usuario es menor de edad, se termina la conversación y se suprimen sus datos, en atención a su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

8.3. Los datos de menores nunca se usan para perfiles, publicidad, comunicaciones comerciales ni estadísticas.

9. Finalidades del tratamiento

Al aceptar esta Política, el Usuario autoriza el tratamiento de sus datos para:

a) Prestar la asesoría de estilo, responder sus consultas y personalizar las recomendaciones;

b) Construir y conservar un perfil de estilo para asesorarlo mejor en futuras conversaciones;

c) Controlar la calidad, garantizar la seguridad, prevenir el fraude y mejorar el Asistente, lo que puede incluir el análisis ocasional de las interacciones por personal autorizado, bajo deberes de confidencialidad;

d) Elaborar informes estadísticos agregados y anonimizados para las marcas aliadas, en caso de existir, conforme al numeral 12;

e) Enviar por WhatsApp novedades y ofertas de Eleonora Morales S.A.S. y de sus marcas aliadas, conforme al numeral 13;

f) Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos;

g) Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes;

h) Transferir los datos a un sucesor en caso de venta o reorganización del negocio, conforme al numeral 16.

i) Gestionar el pago y la facturación de la membresía, solo si el Usuario decide contratarla, conforme al numeral 6.

El Usuario puede oponerse en cualquier momento a las finalidades b), d) y e) sin perder el acceso al Asistente.

10. Cómo se obtiene la autorización

10.1. Aceptación inicial. La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada al inicio de la primera conversación. El Asistente muestra un aviso de privacidad con las finalidades principales y los enlaces a esta Política y a los Términos y Condiciones, y el Usuario autoriza tocando el botón “Acepto”. Antes de ese momento, el Asistente no presta el servicio.

10.2. Datos sensibles. La autorización para las fotografías se pide por separado y de forma explícita, en el momento en que el Usuario envía la primera.

10.3. Prueba. Eleonora Morales S.A.S. conserva prueba de cada autorización: número de teléfono, fecha y hora, versión de los documentos, texto mostrado y respuesta del Usuario (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012).

10.4. Silencio. El silencio del Usuario nunca se entenderá como autorización.

11. Perfil de estilo

11.1. El perfil de estilo reúne las preferencias que el Usuario expresa en sus conversaciones (estilos, colores, tallas, presupuesto, ocasiones de uso) y se usa solo para personalizar las recomendaciones del Asistente.

11.2. El perfil no se comparte con marcas ni con terceros, y no produce decisiones que afecten jurídica o significativamente al Usuario.

11.3. El Usuario puede pedir que se elimine en cualquier momento por los canales de atención.

12. Informes estadísticos agregados para marcas aliadas

12.1. En qué consiste. En caso de existir marcas aliadas, Eleonora Morales S.A.S. podrá compartir con ellas estadísticas sobre grupos de Usuarios, para que conozcan mejor sus gustos y necesidades y puedan ofrecerles productos y propuestas más acordes, lo que contribuye a mejorar la experiencia de los Usuarios.

12.2. Qué contienen los informes. Únicamente cifras, porcentajes y tendencias sobre grupos, por ejemplo:

12.3. Qué no contienen. Nombres, teléfonos, direcciones, correos, documentos de identidad, fotografías, audios, conversaciones, datos sensibles ni ningún dato que, solo o combinado, permita identificar a una persona.

12.4. Garantías de anonimización.

a) Umbral mínimo: no se reporta ningún grupo con un número de personas tan reducido que permita identificar a alguna de ellas. Esos segmentos se agrupan con otros o se omiten.

b) Separación: los informes se generan con datos de los que se retiraron previamente los identificadores directos.

c) Sin registros individuales: las marcas aliadas reciben solo resultados agregados, nunca bases de datos, listados ni registros individuales.

d) Revisión periódica: las técnicas de anonimización se revisan periódicamente.

12.5. Sin contacto. Las marcas aliadas no reciben ningún medio para contactar al Usuario.

12.6. Oposición. El Usuario puede pedir en cualquier momento que sus datos dejen de usarse para estos informes. A partir de entonces no se incluirán en los informes nuevos. Los informes ya entregados, por ser anónimos, no contienen información que permita identificarlo.

13. Comunicaciones comerciales

13.1. Eleonora Morales S.A.S. podrá enviar al Usuario, por el WhatsApp desde el cual se comunica, novedades y ofertas propias y de sus marcas aliadas. Respetará los canales, horarios y condiciones de la Ley 2300 de 2023 y las políticas de WhatsApp.

13.2. Cada mensaje promocional indicará cómo dejar de recibirlos. El Usuario puede hacerlo respondiendo “NO MÁS OFERTAS” o por los canales de atención, y la solicitud se cumplirá de inmediato.

13.3. Las ofertas de marcas aliadas las envía Eleonora Morales S.A.S. Los datos de contacto del Usuario nunca se entregan a esas marcas.

14. Tratamiento mediante inteligencia artificial

14.1. Decisiones automatizadas. El Asistente usa IA para generar recomendaciones. No toma decisiones que produzcan efectos jurídicos para el Usuario ni que lo afecten de manera significativa.

14.2. Los datos no entrenan modelos de IA. Eleonora Morales S.A.S. utiliza servicios de inteligencia artificial configurados para que las conversaciones, fotografías y audios de los Usuarios no se usen para entrenar los modelos generales de sus proveedores.

14.3. Responsabilidad demostrada. Eleonora Morales S.A.S. adopta medidas para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en el tratamiento de datos mediante inteligencia artificial, conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Encargados y transmisión internacional

15.1. Para operar el Asistente, Eleonora Morales S.A.S. transmite datos a Encargados del Tratamiento: el proveedor de mensajería (Meta Platforms, Inc./WhatsApp), el proveedor de la plataforma tecnológica del Asistente, los proveedores de modelos de IA y, si el Usuario contrata una membresía paga, la plataforma de pagos. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos de América.

15.2. Estas transmisiones se hacen mediante contratos de transmisión de datos (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Esos contratos obligan a los Encargados a tratar los datos solo según las instrucciones de Eleonora Morales S.A.S., con medidas de seguridad adecuadas y sin usarlos para fines propios.

15.3. Al aceptar esta Política, el Usuario autoriza estas transmisiones.

15.4. Las marcas aliadas no son Encargados ni reciben datos personales.

16. Transferencia en caso de venta o reorganización del negocio

16.1. Transferencia al sucesor. Si Eleonora Morales S.A.S. se fusiona, se escinde, o vende o cede total o parcialmente su negocio, su marca, su establecimiento de comercio o los activos relacionados con el Asistente, las bases de datos podrán transferirse a quien adquiera o suceda en el negocio (el “Sucesor”).

16.2. Obligaciones del Sucesor. El Sucesor asumirá la calidad de Responsable del Tratamiento y solo podrá tratar los datos para las finalidades autorizadas en esta Política, con las mismas garantías. Cualquier finalidad nueva requerirá una nueva autorización.

16.3. Aviso previo. Antes de que la transferencia se haga efectiva, se informará a los Usuarios quién es el Sucesor y cómo ejercer sus derechos. Los Usuarios podrán pedir la supresión de sus datos antes de la transferencia.

16.4. Datos sensibles. Los datos sensibles no se transferirán y se suprimirán antes de la transferencia, salvo autorización expresa del Usuario.

16.5. Negociaciones previas. Durante las negociaciones solo se compartirá con posibles compradores información agregada y anonimizada, y bajo acuerdos de confidencialidad.

17. Seguridad

Eleonora Morales S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

Si ocurre un incidente de seguridad, Eleonora Morales S.A.S. lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley y, cuando corresponda, informará a los Usuarios afectados.

18. Conservación de los datos

a) Conversaciones y perfil de estilo: hasta veinticuatro (24) meses desde la última interacción del Usuario, o hasta que solicite su supresión.

b) Fotografías: solo durante el tiempo necesario para la asesoría y, como máximo, ocho (8) días desde su envío. Después se eliminan.

c) Registros de autorización: mientras se traten los datos del Usuario y durante el término de prescripción de las acciones legales relacionadas.

d) Datos para estadísticas: mientras el Usuario no se oponga a esa finalidad.

e) Informes anonimizados: al no contener datos personales, pueden conservarse indefinidamente.

Cumplidos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

19. Derechos del Usuario

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Usuario tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada;

c) Ser informada sobre el uso que se ha dado a sus datos;

d) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;

e) Oponerse a las finalidades de perfil de estilo, estadísticas y comunicaciones comerciales;

f) Acceder gratuitamente a sus datos;

g) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Eleonora Morales S.A.S.

20. Procedimiento para ejercer los derechos

20.1. Canales:

20.2. Contenido de la solicitud:

Para proteger al Usuario, Eleonora Morales S.A.S. podrá verificar su identidad, por ejemplo mediante un mensaje al número registrado.

20.3. Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012):

20.4. Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Aplican a las solicitudes de corrección, actualización, supresión o por incumplimiento:

20.5. Requisito previo ante la SIC. El Usuario solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

21. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando la ley lo exija, Eleonora Morales S.A.S. inscribirá y mantendrá actualizada esta base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

22. Modificaciones de la Política

22.1. Eleonora Morales S.A.S. podrá modificar esta Política. Cada versión se identifica con un número y una fecha, y se conservan las versiones anteriores.

22.2. Los cambios sustanciales se informarán antes de su entrada en vigor por el Asistente.

22.3. Si se trata de finalidades nuevas, se pedirá una nueva autorización.

23. Vigencia

Esta Política rige desde el 20 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán durante los plazos del numeral 18 y mientras Eleonora Morales S.A.S. desarrolle su objeto social.

Para cualquier consulta o reclamación frente a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, este es el link directo a la SIC: https://sedeelectronica.sic.gov.co/